Rahanpesun estäminen Auroralla

Tämä yleisohje rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ("Yleisohje") kuvaa sitä, miten jokainen Auroran työntekijä, esimies, johtaja, alihankkija ja/tai yhteistyökumppani (ilmoitusvelvollinen) toimii Yrityksen asioiden hoidossa.

1. Esittely

Yritys tarjoaa kuluttajaluottoja Suomessa.

Estääksemme palveluidemme (mahdollista) käyttämistä rahanpesuun tai terrorismin rahoittamiseen tai työntekijöidemme rahanpesun tai terrorismin rahoittamista, Yritys on koonnut tämän Yleisohjeen.

2. Sovellusalan laajuus

Rahanpesun laajan määritelmän mukaisesti kuka tahansa voi tehdä rahanpesurikkomuksen, mukaan lukien kaikki yrityksen työntekijät, kaikki väliaikaiset toimihenkilöt ja sopimussuhteiset alihankkijat.

Tämän yleisohjeen tarkoitus on täyttää yritykseltä vaadittavat lailliset vaatimukset. Nämä vaatimukset täytetään minimoimalla todennäköisyys, että yrityksen palveluita käytetään rahanpesuun.

Tämän yleisohjeen on tarkoitus auttaa rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämiseen liittyvien tiettyjen käytännön ja hallinnollisten kysymysten yhteydessä.

Kaikki velvolliset henkilöt perehtyvät velvollisuuksiinsa ja tämän yleisohjeen laiminlyöminen voi johtaa kurinpidollisiin toimenpiteisiin ja/tai sopimussuojakeinoihin.

3. Mitä on rahanpesu ja terrorismin rahoittaminen?

Rahanpesu voidaan määritellä prosessiksi, jossa rahaa liikutellaan rahoitusjärjestelmien kautta, jotta se vaikuttaa olevan laillisista lähteistä peräisin.

Rahanpesua ovat seuraavat rikkomukset: rikollisesti hankitun varallisuuden piilottaminen, naamioiminen, muuntaminen tai siirtäminen; sellaisen sopimuksen tekeminen tai sellaisesta tietoisena oleminen, jonka epäilet liittyvän rikollisen pääoman hankkimiseen, hallussapitämiseen tai käyttämiseen toisen henkilön puolesta tai itse.

On myös toissijaisia rikkomuksia, kuten rahanpesuvaltuutetulle ilmoituksen tekemättä jättäminen; viranomaiselle (Keskusrikospoliisi) tehtävän ilmoituksen tekemättä jättäminen rahanpesuvaltuutetun toimesta; sekä vihjaaminen rahanpesuselvityksestä, jossa epäillään henkilön tai henkilöiden olevan mukana rahanpesussa, siten, että se vähentää todennäköisyyttä, että heidät tutkitaan tai vahingoittaa tutkimusta.

Yhteys Keskusrikospoliisiin: www.rahanpesu.fi

Jos työntekijä epäilee rahanpesua tai osallistuu siihen, eikä tee asiasta ilmoitusta, hänen voidaan katsoa osalliseksi rahanpesuun. Tämä yleisohje opastaa ilmoituksen tekemisessä.

Terrorismin rahoittamisteta puhutaan joskus "käänteisenä rahanpesuna". Se on rikollista toimintaa, jossa tarkoituksena on rahoittaa tulevia terroritekoja. Terrorismin rahoittaminen on terrorismin tukemista taloudellisesti. Tähän kuuluu välittömän tukemisen lisäksi rahan tai muun omaisuuden kerääminen, lähettäminen tai vastaanottaminen, kun olet tietoinen, että raha tai omaisuus tukee terrorismia, mukaan lukien valtioiden ja/tai kansainvälisten järjestöjen terroristiryhmiksi luokittelemat ryhmät.

Yritys on täysin tietoinen tästä riskistä, ja koska kuluttaja ei ole fyysisesti läsnä vaan pikemminkin "etäasiakas", yritys tiedostaa, että rahanpesun ja terrorismin rahoituksen riski on oletettava korkeammaksi kuin normaalisti.

Tässä yleisohjeessa termi "rahanpesu" viittaa myös terrorismin rahoittamiseen ja "rahanpesun estäminen" terrorismin rahoittamisen estämiseen, ellei toisin mainita.

4. Rahanpesun noudattamisen valvoja

Yritys on nimennyt rahanpesuvaltuutetun, joka on vastuussa yhtiön rahanpesun estämisohjelmasta. Hänellä on ilmoitusvelvollisuus toimitusjohtajalle tämän yleisohjeen ja siinä määriteltyjen menettelyiden sekä hyvien käytäntöjen, sääntöjen ja standardien rikkomisesta.

Rahanpesuvaltuutettu saa rahanpesua koskevia tietoja ja vastaa rahanpesun estämisestä yrityksessä.

Rahanpesuvaltuutettu varmistaa, että asianmukaiset rahanpesun estämistä varten kehitetyt järjestelmät ja prosessit ovat käytössä.

Rahanpesuvaltuutetun velvollisuuksiin ja tehtäviin kuuluu seuraavaa:

  • Yrityksen toiminnan säännönmukaisuuden varmistaminen, myös silloin kuin lainsäädäntöä muutetaan.
  • Yrityksen sisäisen rahanpesun estämistoiminnan kehittäminen ja ylläpitäminen;
  • Tarkastusjärjestelmän kehittäminen Yrityksen rahanpesun estämistä varten kehitettyille toimintamalleille ja järjestelmille;
  • Sisäisestä epäilyttävästä toiminnasta tiedon saaminen ja mainitun toiminnan selvittely;
  • Rahanpesun estämisestä kerätään ja säilytetään tietoa;
  • Yrityksen työntekijöiden, esimiesten ja muiden toimintaan liittyvien henkilöiden kouluttaminen rahanpesun estämisestä, ml. tämä yleisohje ja lainsäädäntö;
  • Rahanpesusta tehdyn ilmoituksen jälkeisissä toimenpiteissä avustaminen;
  • Rahanpesun estämistä parantavien prosessien ja toimintamallien suunnittelu ja totettauminen.

5. Epäilykset rahanpesusta

Yritys olettaa, että jos työntekijä, esimies, johtaja, alihankkija tai yhteistyökumppani saa tietoa rahanpesusta, hän tekee ilmoituksen viipymättä rahanpesuvaltuutetulle. Tämän voi tehdä joko ilmoittamalla suoraan rahanpesuvaltuutetulle.

Rahanpesuvaltuutetun vastuulla on:

  • Ilmoituksen tekeminen Keskusrikospoliisille oma-aloitteisesti tilanteessa, kun yrityksen työntekijä tai muu asiaan liittyvä henkilö tietää, epäilee tai hänellä on perusteltu syy epäillä, että kyseessä olevat varat summasta riippumatta siirretään rahanpesutarkoituksissa;
  • vastaamaan viipymättä Keskusrikospoliisin tiedusteluihin rahanpesutapauksissa; sekä
  • Keskusrikospoliisille kaiken tarvittavan informaation välittäminen (ml. tiedot epäilyttävistä siirroista).

Rahanpesuvaltuutettu vastaa kaikkien epäilyttävien siirtojen (ml. siirtoyritysten) valvomisesta.

Kopio tästä yleisohjeesta on lähetetty merkittävimmille alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille.

Yritys odottaa nimenomaisesti, että jos alihankkija tai yhteistyökumppani epäilee tai on tietoinen rahanpesusta, siitä ilmoitetaan ilman aiheetonta viivettä rahanpesuvaltuutetulle. Tämä voidaan tehdä ottamalla yhteys suoraan rahanpesuvaltuutettuun.

Ilmoituksen epäilystä on sisällettävä vähintään seuraavat tiedot, jotka rahanpesuvaltuutettu vahvistaa:

  • Epäilyksen ilmoittaneen henkilön tiedot;
  • Ilmoituspäivämäärä;
  • Ketä epäillään rahanpesusta;
  • Muut asiaan liittyvät henkilöt;
  • Faktojen esittäminen;
  • Mitä epäillään ja miksi; sekä
  • Liittyykö asia Yritykseen ja miten se liittyy.

Kun asiasta on tehty ilmoitus rahanpesuvaltuutetulle, ilmoittaneen henkilön tulee noudattaa häneltä saamiaan ohjeita EIKÄ tiedustella asiasta sen enempää.

Ilmoittanut henkilö EI saa kertoa epäilyksistään tai muuten paljastaa tietoja henkilöstä tai henkilöistä, jo(i)ta epäillään rahanpesusta. Epäilyksen tai tietojen paljastaminen voidaan katsoa asiasta vihjaamiseksi, joka on rikollista.

Ilmoittanut henkilö EI saa keskustella asiasta kenenkään muun henkilön kuin rahanpesuvaltuutetun kanssa, koska muuten epäilty voi saada asiasta tietoa.

6. Tietojen paljastaminen

Kun rahanpesuvaltuutettu on vastaanottanut ilmoituksen, sen perusteella tehdään arvio, jonka mukaan:

  • Vahvistetaan, että rahanpesua tapahtuu; tai
  • Voidaan epäillä, että rahanpesua tapahtuu; ja
  • pitääkö rahanpesuvaltuutetun tehdä ilmoitus Keskusrikospoliisille.
  • Jos rahanpesuvaltuutettu katsoo, että ei ole tarpeeksi vahvoja perusteita epäillä rahanpesua, siirtojen tekeminen sallitaan.

Jos Keskusrikospoliisin lupa tehdä siirto vaaditaan, siirtoa ei voi tehdä ennen luvan saamista tai asian käsittelyajan päättymistä.

Kaikki rahanpesuvaltuutetulle tehdyt ilmoitukset ja Keskusrikospoliisille tehdyt ilmoitukset säilytetään luottamuksellisesti niin kauan kuin on aiheellista ja vähintään 5 vuotta.

Rahanpesuvaltuutettu harkitsee, tarvitseeko ylimääräisiä ilmoituksia tehdä muille asiaankuuluville viranomaisille.

7. Asiakkaan tunteminen

Asiakkaan tunteminen on äärimmäisen tärkeää rahanpesun hallinnassa.

Rahanpesun vastainen toiminta perustuu riskiarvioiden tekemiseen, mikä tarkoittaa, että yrityksen on käytettävä resurssejaan sellaisiin kohteisiin, joissa rahanpesun riski on suurin.

Siksi joissakin tilanteissa asiakas on tunnistettava vahvemmin, kun taas välillä yksinkertaisempi tunnistus riittää. Riskiarviopohjainen lähestymistapa perustuu yhtiön liiketoimintamalliin, joka on suhteellisen yksinkertainen. Tästä huolimatta rahanpesun estäminen on ensisijainen tavoitteemme, ja rahanpesua estetään riskiarvioidemme avulla.

Rahanpesun estämisen toimintamallit perustuvat riskiarvioihin.

Yritys on valmistellut toimintamalleja, joiden mukaisesti voidaan ryhtyä asianmukaisiin toimiin rahanpesun ja terrorismin rahoituksen riskin tunnistamiseksi ja arvioimiseksi. Huomioon otetaan riskitekijät, mukaan lukien asiakkaisiin liittyvät riskit.

Riskinarviointimenetelmää on aina pidettävä ajan tasalla yhtiön toiminnan mukaisesti.

Riskiarviointimenetelmän tulee sisältää simuloituja esimerkkiskenaarioita rahanpesusta, jotta voimme arvioida todennäköisyyksiä ennen valvontaa ja sen jäkeen. Tätä tietoa käytetään myös kouluttamista varten.

Asiakkaan tunteminen tarkoittaa asiakkaan tunnistamista ja todellisen henkilöllisyyden todentamista asiakirjojen, datan tai tietojen perusteella liikesuhteen alkaessa ja sen jatkuessa.

Asiakkaan tunnistamisprosessi vaatii 1) tiedon keräämistä ja 2) kerätyn tiedon vahvistamisen.

Kuluttaja-asiakkaat

Hakemusvaiheessa jokaisen asiakkaan tulee toimittaa vähintään seuraavat tunnistustiedot yritykselle:

  • Asiakkaan koko nimi
  • Asiakkaan henkilötunnus
  • Asiakkaan syntymäpäivä
  • Osoite
  • Matkapuhelinnumero
  • Sähköpostiosoite

Tietojen vastaanottamisen jälkeen järjestelmämme yhdistyy kolmannen osapuolen tuottamaan palveluun, jossa tarkistamme tietojen paikkansapitävyyden.

On tärkeää, että kolmannen osapuolen palveluntarjoaja on riippumaton ja luotettava. Kriteerit perustuvat kolmannen osapuolen palveluntarjoajan maineeseen ja arvioon siitä, onko kolmannen osapuolen toimittajan kanssa eturistiriitaa. Tämä arviointi suoritetaan järjestelmällisesti.

Asiakkaan tunnistamista varten sopivia tapoja ovat mm. seuraavat:

  • TUPAS
  • Luottotietotoimistot
  • Pankkitilin vahvistuspalvelut
  • Kopiot voimassa olevasta passista
  • Tiliotteet
  • Tietyt laskut osoitteen varmistamiseksi

Jotkut näistä tavoista kuten TUPAS ja luottotiedot hankitaan kolmanten osapuolten kautta (Instantor ja Bisnode). Nämä yhteistyökumppanit on valittu tarkan harkinnan jälkeen ja ovat riippumattomia ja luotettavia toimijoita.

Jos asiakas tulee toistuvaksi asiakkaaksemme, meidän on suoritettava näitä tarkastuksia uudelleen satunnaisin aikavälein.

Yritysasiakkaat ja palveluntuottajat

Yritys myös toteuttaa tarvittavat toimenpiteet varmistuakseen liikekumppaneistaan.

Aurora Financial ottaa käyttöön oman toimialansa prosesseja ja toimintamalleja, joilla voidaan varmistaa, että asiakas tunnistetaan ja tunnetaan.

Aina kun on mahdollista, käytäntömme on työskennellä riippumattomien ja luotettavien markkinajohtajien kanssa, joiden palvelut ovat alalla yleisiä. Tarvitsemme aina täydellisen katsauksen sopivista ja saatavilla olevista kolmannen osapuolen palveluista, jotta voimme varmistaa, että käytössämme on tehokkaimmat ja luotettavimmat ratkaisut.

8. Henkilökunta

Työntekijöiden tiedottaminen ja noudattaminen

Kaikkien yrityksen työntekijöiden, esimiesten ja johtajien tulee olla tietoisia tästä ohjeistuksesta.

Tämä yleisohje liitteineen on saatavilla joko fyysisenä tai sähköisenä kaikille yrityksen työntekijöille. Tämä yleisohje muodostaa keskeisen osan jokaisen työntekijän sopimusehtoja ja yleisohjeistuksen vastaisesti toimimista pidetään työntekijän sopimusehtojen rikkomisena.

Rahanpesuvaltuutettu varmistaa, että kaikki työntekijät ovat tutustuneet tähän yleisohjeeseen myös silloin, kun ohjeistusta muutetaan. Työntekijät, esimiehet ja johtajat, joiden työnkuvaan kuuluu rahanpesun estämistoimia tulee valikoida huolella. Tähän kuuluu rikostaustan selvittäminen työnsuhteen alussa ja sen aikana.

Työntekijät, jotka voivat kohdata työssään rahanpesua on koulutettava toimimaan tämän yleisohjeen mukaisesti. Tähän kuuluu myös tietämys siitä, miten kiinnitetään huomiota rahanpesuun ja mitä tehdä, kun riskit on tunnistettu.

Työntekijöiden koulutusohjelma

Yritys on sitoutunut rahanpesunestämiseen ja jokaisen työntekijän ja alihankkijan on suoritettava vuosittain pakollinen koulutus, jonka osana tietoa rahanpesun estämisestä.

Yritys tarjoaa koulutusta rahanpesun estämisestä työntekijöilleen, jotka kohtaavat työssään asiakkaita tai jotka osallistuvat rahanpesun tarkastamiseen, todentamiseen tai seurantaan. Yrtiys voi kouluttaa työntekijöitään sisäisesti tai konsultoida kolmansia osapuolia.

Yhtiön rahanpesun vastaisen koulutusohjelman tavoitteena on varmistaa, että työntekijät saavat asianmukaisen koulutuksen rahanpesusta ja siihen liittyvistä riskeistä

Koulutuksen sisältö

Yrityksen koulutus rahanpesun estämisestä ja riskiarvioinnista sisältää seuraavat asiat;

  • Yrityksen osallistuminen rahanpesun ehkäisyyn, havaitsemiseen ja raportointiin
  • Esimerkkejä rahanpesusta, jotta yrityksen työntekijät ovat tietoisia mahdollisesta rahanpesusta, jota he kohtaavat työssään
  • Esimerkit rahanpesusta pohjautuvat analysoituihin riskiarviointiskenaarioihin..
  • Rahanpesusta aiheutuvat seuraamukset yritykselle, mukaan lukien mahdollinen oikeudellinen vastuu.
  • Yrityksen rahanpesulain mukaiset velvollisuudet.
  • Tässä yleisohjeessa esitellyt velvollisuudet, joita työntekijöiden odotetaan noudattavan.
  • Kuinka ilmoittaa poikkeavasta toiminnasta kuten epäilyttävästä siirrosta tai sellaisen yrittämisestä.
  • Säännöt, jotka koskevat epäilyttävien siirtojen laitonta paljastamista.

9. Tietojen säilyttäminen

Kaikki olennaiset tiedot täytyy säilyttää niin pitkään, kuin laissa edellytetään ja ainakin viisi vuotta.

Tähän kuuluu kaikki tieto asiakkaan tuntemisesta ja tunnistamisesta sekä kaikki asiakirjat, jotka liittyvät epäilyttäviin rahanpesutoimiin.

10. Sisäinen halllinta

Tämän Yleisohjeen noudattamisen varmistamiseksi yhtiö suorittaa useita sisäisiä tarkastuksia rahanpesun ehkäisemiseksi, rajoittamiseksi ja hallitsemiseksi.

1) Estäminen

Tässä yleisohjeessa kuvataan rahanpesun estämiseksi käytettyjä perusvalvontaa.

2) Rajoitukset

Jos yrityksessä on epäily rahanpesutoiminnasta, rahanpesuvaltuutettu ryhtyy välittömästi toimiin, joilla keskeytetään kaikki epäilykseen liittyvät toimet ja tekee ensi tilassa selvityksen asiasta.

Rahanpesuvaltuutettu tekee kuukausittain tämän yleisohjeen mukaiset tarkastukset.

Tarkastusprosessiin tulee kuulua stressitestit kaikille tämän yleisohjeen keskeisille osille. Rahanpesuvaltuutetun tulee nähdä käytössä olevat hallintakeinot riittävinä.

Tähän kuuluu muun muassa:

  • Kokeiluja "huijata" käytössä olevia järjestelmiä ja prosesseja, joilla asiakas tunnistetaan.
  • Työntekijöiden rahanpesutietojen sattumanvarainen testaaminen, jotta koulutuksen sisäistäminen voidaan varmistaa.
  • Tilintarkastukset

Kaikkien tarkastusten tiedot on säilytettävä turvallisessa paikassa.

Rahanpesuvaltuutettu pysyy ajan tasalla rahanpesun estämistestä ja varmistaa, että tätä ohjetta ja prosessejamme päivitetään tarvittaessa.

Edellä mainitun lisäksi yrityksen hallitus voi nimetä henkilön, joka suorittaa lisävalvontaa ja tarkastuksia rahanpesuvaltuutetun suorittamien toimien lisäksi. Näin tarkastukseen saadaan yksi taso lisää.

3) Rahanpesun estämisen kontrollointi

Rahanpesuvaltuutettu on vastuussa kuukausittaisen raportin tuottamisesta yrityksen ylimmälle hallintoelimelle. Tämä raportti sisältää tietoa kaikista rahanpesun estämistä varten tehdyistä tomista, johon kuuluu mm. seuraavat:

  • Kuukausittaisten tarkastusten tulokset
  • tietoa yrityksessä toteutetuista koulutuksista,
  • tietoa kaikista rahanpesuvaltuutetun tekemistä selvityksistä,
  • epäilyttävistä rahatapahtumista ja yleiskuvaus tärkeimmistä aiheista/aloista, joihin rahatapahtumat liittyvät,
  • viranomaisille tehdyt ilmoitukset
  • EU:n tai muun tahon ylläpitämällä terroristilistalla olevien asiakkaiden lukumäärä
  • kaikki muutokset tai lisäykset tähän yleisohjeeseen sekä kaikki merkittävät rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä käsittelevään lakiin.

Tätä raporttia tarkastalleen kuukausittain hallituksen kokouksissa ja mahdolliset toimenpiteet ilmoitetaan myös rahanpesuvaltuutetulle. Lisäksi julkaistaan vuosikertomus, jonka avulla voidaan tehdä vuosien välistä vertailua.

LIITE: Kuten mainittu, Yritys on ottanut käyttöön sisäisiä keinoja estääkseen ja rajoittaakseen rahanpesua.

Nämä keinot kuvaillaan tässä liitteessä, ja ne sisältävät mm. seuraavanlaista tietoa:

  • Keinojen luonne (epätavalliset hakemukset, takaisinmaksut, hakemuksiksi naamioidut tietosuojahyökkäykset) sekä
  • niiden yleisyys.

Rahanpesuvaltuutettu valvoo, että käytössä olevat sisäiset hallintakeinot ovat toimivia ja luotettavia. Sisäisen valvonnan laiminlyönnistä on ilmoitettava, asiasta on tehtävä ilmoitus rahanpesuvaltuutetulle, jolla on velvollisuus ilmoittaa asiasta yrityksen toimitusjohtajalle.

Rahanpesuvaltuutettu ilmoittaa toimitusjohtajalle kaikista muutoksista rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi säädettyyn lainsäädäntöön, jos nämä muutokset voivat vaikuttaa tähän yleisohjeeseen tai muuhun yrityksen toimintaan.

Kaikki muutokset tähän yleisohjeeseen ja/tai sisäisiin hallintakeinoihin tulee hyväksyttää toimitusjohtajalla ennen niiden käyttöönottoa.

11. Katsaus käytäntöön ja tarkastukset

Säännöllisten tarkastusten lisäksi tehdään säännöllisiä tarkastuksia tämän yleisohjeen ja sisäisen valvonnan ja menettelyjen tehokkuudesta.

Tämä antaa johdolle tarvittavan varmuuden ja tiedot tämän yleisohjeen mukaisten tarkastusten ja prosessien tehokkuudesta.

12. Oikeus ja velvollisuus muutoksiin

Yritys pidättää oikeuden muokata tai parantaa tätä yleisohjetta, milloin tahansa se katsotaan tarpeelliseksi.

Tätä yleisohjetta tulee muuttaa silloin, jos laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017), siihen tehtävät muutokset tai muu lainsäädäntö sitä edellyttää.

Kun yrityksen työntekijöiden lukumäärä ylittää viisi työntekijää, yleisohjetta valvomaan valitaan henkilö rahanpesulain mukaisesti.

Tarkistamme tietojasi. Kiitos kärsivällisyydestäsi.

Tarkistamme tietojasi. Kiitos kärsivällisyydestäsi. Tämä saattaa kestää hetken